Le Règlement grand-ducal du 22 janvier 2021 portant déclaration d’obligation générale de la convention du 20 octobre 2020 relative au régime juridique du télétravail (ci-après la « Convention »), a été publié au Mémorial A n° 76 du 29 janvier 2021, et entrera en vigueur le 2 février 2021.
Les principales nouveautés prévues par la Convention télétravail sont les suivantes :
· Champ d’application : tous les salariés visés par le Code du travail tombent dans le champ d’application de la Convention, à l’exclusion de ceux ayant un statut de droit public ou assimilé, des salariés en détachement à l’étranger, des salariés du secteur du transport au sens large (sauf le personnel administratif), des représentants de commerce, des salariés en « co-working spaces »[1], du « smart working »[2] et de toute prestation fournie à l’extérieur de l’entreprise à la clientèle.
· Définition du télétravail : le télétravail est une forme d’organisation ou de réalisation du travail, utilisant généralement les technologies de l’information et de la communication, de sorte que le travail, qui aurait normalement été réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux. Le domicile du salarié n’est pas expressément visé comme lieu de télétravail par la Convention.
· Télétravail régulier ou occasionnel : la Convention précise que le télétravail est occasionnel lorsqu’il est effectué pour faire face à des évènements imprévus, ou lorsque le télétravail représente moins de 10% en moyenne du temps de travail annuel (année de calendrier). Le télétravail est régulier dans tous les autres cas.
· Accord entre l’employeur et le salarié : le télétravail revêt toujours un caractère volontaire des parties, dans le sens où sa mise en place doit résulter d’un commun accord entre le salarié et l’employeur. Toutefois, la Convention prévoit le formalisme suivant : un commun accord écrit entre l’employeur et le salarié est exigé en cas de télétravail régulier, alors qu’une simple confirmation écrite fournie par l’employeur au salarié autorisé à faire du télétravail est suffisante en cas de télétravail occasionnel.
· Mentions obligatoires : en cas de télétravail régulier, l’accord écrit doit contenir les éléments suivants :
- le lieu du télétravail ou les modalités pour le déterminer ;
- les heures et jours de la semaine durant lesquels le salarié fait du télétravail et doit être joignable pour l’employeur, ou les modalités pour déterminer ces périodes ;
- les modalités de compensation éventuelle en cas de perte d’un avantage en nature auquel le salarié aurait eu normalement droit en cas de travail dans l’entreprise;
- le forfait mensuel éventuellement mis en place pour la prise en charge par l’employeur des frais de connexion et de communication et ;
- les modalités de passage ou de retour vers la formule de travail classique.
L’article 4 de la Convention précise que ces éléments peuvent également être définis dans le cadre d’un régime spécifique de télétravail défini au sein de l’entreprise ou du secteur d’activité, par voie de convention collective ou d’accord subordonné, ou au niveau de l’entreprise dans le respect des compétences de la délégation du personnel.
· Rôle de la délégation du personnel : cette dernière est informée régulièrement sur le nombre de télétravailleurs et son évolution au sein de l’entreprise. Par ailleurs, la délégation du personnel doit être informée et consultée préalablement à l’introduction et la modification d’un régime spécifique de télétravail au sein de l’entreprise, et devra même donner son accord à ce sujet dans les entreprises occupant au moins 150 salariés.
· Suppression de la période d’adaptation : la Convention ne prévoit désormais plus de période d’adaptation (i.e. droit de retour vers la formule de travail classique) lorsque le télétravail est introduit en cours d’exécution du contrat.
· Equipements de télétravail : la Convention prévoit qu’en cas de télétravail régulier, il appartient à l’employeur de fournir l’équipement nécessaire au télétravail et de prendre en charge les coûts directement engendrés par le télétravail, cette prise en charge pouvant prendre la forme d’un forfait mensuel à convenir d’un commun accord par écrit. L’employeur est entièrement responsable des coûts liés à la perte ou la détérioration des équipements et données utilisés par le télétravail, hors cas de négligence grave ou actes volontaires de détérioration du salarié, conformément à l’article L.121-9 du Code du travail.
· Organisation du télétravail : la Convention précise que « l’organisation du temps de travail suit les règles applicables au sein de l’entreprise », et prévoit que les parties doivent convenir des modalités relatives à la prestation des heures supplémentaires qui s’alignent dans la mesure du possible sur les procédures internes, l’employeur devant veiller à leur caractère exceptionnel. Par ailleurs, il est précisé que toute disposition relative au droit à la déconnexion doit s’appliquer de manière égalitaire entre un travailleur classique et un télétravailleur.
· Egalité de traitement avec les salariés classiques : l’employeur doit s’assurer du respect du principe d’égalité de traitement au niveau des conditions de travail ainsi qu’au niveau du temps de travail, des conditions de rémunération, des conditions et accès à la promotion, de l’accès collectif et individuel à la formation professionnelle continue, du respect de la vie privée et du traitement de données à caractère personnel à des fins de surveillance. La Convention précise que « les salariés ne doivent subir aucune discrimination en raison de leur statut de télétravailleur ».
· Respect de la vie privée du salarié : Le télétravailleur est autorisé à demander une visite d’inspection : du service de santé au travail de l’entreprise, du délégué à la sécurité et à la santé, ou de l’Inspection du Travail et des Mines. En revanche, la nouvelle Convention abolit le droit d’accès au lieu de télétravail dont bénéficiait auparavant l’employeur, le délégué à la sécurité et à la santé et les autorités compétentes.
· Obligations de l’employeur : l’employeur est pleinement responsable des risques engendrés par l’activité de l’entreprise, y compris dans le cadre du télétravail. L’employeur est notamment tenu d’assurer la protection des données, « y compris les données à caractère personnel », qui sont utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles, et doit à ce titre prendre les mesures qui s’imposent par la loi et par le RGPD[3]. L’employeur est encore tenu à des obligations d’information relatives aux règles pertinentes de l’entreprise en matière de protection des données et à la politique de l’entreprise en matière de sécurité et de santé au travail. La formation du télétravail lui incombe lorsqu’elle est nécessaire ou demandée par ce dernier. En revanche, la nouvelle Convention ne prévoit plus l’obligation pour l’employeur de s’assurer de la conformité des installations électriques et des lieux de travail avant tout exercice du télétravail à domicile, ni l’obligation de fournir des informations écrites au salarié concernant les assurances contractées pour garantir la disparition ou l’endommagement du matériel de télétravail.
1 i.e. Travail presté dans un bureau satellite en dehors de l’entreprise.
2 i.e. Intervention ponctuelle par smartphone ou ordinateur portable hors du lieu de travail ou du lieu de télétravail usuel.
3 Règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données).